Proses itu terdiri dari :
·
Perencanaan
Pesan
·
Pengorganisasian
Pesan
·
Revisi
Pesan
B. Penentuan Tujuan
1. Mengapa
Tujuan Harus Jelas
Tujuan yang jelas
akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki. Penentuan
tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan
keputusan yang mencakup antara lain:
a. Keputusan untuk meneruskan
pesan
b. Keputusan untuk menanggapi
Audiens
c. Keputusan untuk memusatkan
isi pesan
d. Keputusan untuk menetapkan
media yang akan digunakan
2. Tujuan
Komunikasi Bisnis
Tujuan komunikasi
bisnis ada 3, yaitu: memberi informasi, melakukan persuasi, dan melakukan
kolaborasi dengan audiens.
3. Cara
Menguji Tujuan
Pengujian dengan empat
pertanyaan berikut:
a. Apakah tujuan tersebut
relistik?
b. Apakah waktunya tepat?
c. Apakah orang yang
mengirimkan pesan sudah tepat?
d. Apakah tujuan selaras dengan
tujuan organisasi perusahaan?
Apabila jawaban
terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah “tidak”, sebaiknya pesan jangan
disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan tidak akan terscapai, atau
hasilnya tidak seperti yang diharapkan.
C. Analisis Audiens
Berikut Langkah memperhatikan
audiens yang dihadapi.
1. Cara
Mengembangkan Profil Audiens
Dalam kasus ini,
komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
a. Menentukan Ukuran dan
Komposisi Audiens
b. Siapa Audiensnya
c. Reaksi Audiens
d. Tingkat Pemahaman Audiens
e. Hubungan Komunikator Dengan
Audiens
2. Cara
Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi
Komunikasi yang
efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan
berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada 5 tahap yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan audiens, yaitu:
a. Temukan apa yang dicari oleh
audiens
b. Antisipasi pertanyaan yang
tidak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang
diperlukan
d. Pastikan bahwa informasinya
akurat
e. Berikan ide yang paling
menarik bagi audiens
3. Cara
memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Beberapa jenis
pesan bertujuan memotivasi audiens untuk memotivasi audiens agar mau mengubah
perilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini sering menghadapi kendala.
Salah satu cara mengatasi kendala tersebut dalah dengan mengatur pesan – pesan
sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens
dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan
memberikan argumentasi yang rasional. Meskipun pendekatan dengan argumentasi
merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba
menggunakan pendekatan emosional audiens.
D. Seleksi Saluran dan Media
Pesan bisnis harus
sesuai dengan situasi yang ada di lapangan. Ide dapat disampaikan melalui 2
saluran, yaitu :
1.
Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan
adalah kemampuan memberikan umpan balik dengan segera cara ini digunakan
apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen,
dan audiens dapat dibuat lebih nyaman.
2.
Komunikasi Tertulis
Pesan – pesan yang
tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal dan
laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis memiliki
kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka
0 Comments